Чем опасен личный помощник?
Текст: Марина Егорова, основатель и генеральный директор проекта Smart and Talented. Personal Assistants. Иллюстрация: Эльвира Насибуллина.
Многие привыкли думать, что ассистент руководителя — это некий фильтр, инструмент, а иногда и вовсе неживой человек. Это, как правило, девушка, которая весь день сидит с телефоном, перекладывает на столе документы из одной стопки в другую, иногда заносит чай с печеньем, а в перерывах на обед красит ногти. Тоже представили себе такую картинку? А ведь это и есть самое страшное заблуждение. Все не так просто, как кажется.
По данным одной компании, которая занимается защитой бизнеса от утечек информации, количество таких случаев в 2017 году на 10% выше, чем в 2016-м. Какие же могут быть причины утечек? В 71% случаев утечки информации происходят из-за пренебрежения правилами, а в 29% — из-за злого умысла. А теперь предлагаю задуматься, какой объем информации проходит через личного помощника. Впечатляющий, верно? Скорее всего вы его слегка недооцениваете.
Ассистент — это как точка входа информации в компанию, так и точка выхода. Именно он берет трубку, приветствует людей на другом конце провода, принимает информацию, передает ее дальше или, наоборот, не передает. На этой точке все может как начаться, так и закончиться. Например, компания участвует в тендерах. Ассистенту может поступить звонок с важной информацией, и никто не знает, забудет ли он донести ее до нужного сотрудника, произвести необходимые действия или довести до сведения руководителя. Почему это может происходить? Потому что личный помощник — это живой человек. Он может быть не обучен, у него может быть плохое настроение, или он вообще обижен на своего руководителя, потому что тот с ним сегодня утром не поздоровался.
В чем же еще можно недооценить ассистента? Например, в этом:
- в проверке документов, поступающих руководителю на подпись. Юрист может их не проверить или проверить мельком, а грамотный помощник, увидев ошибку, может спасти компанию и несколько миллионов. Большая часть помощников, проходящих у нас собеседования, имеет юридическое образование, которое помогает им в работе;
- в контроле сроков подготовки тендерных документов. Из наших собеседований: были случаи, когда ассистенты в последнюю минуту вытаскивали из отделов документы и всеми мыслимыми и немыслимыми способами добирались к началу тендера, чтобы успеть к установленному времени и выиграть;
- в организации встреч и переговоров. Хороший ассистент знает, какой напиток предпочитает гость, нужен ли ему сахар или сливки, а также заранее знает номер автомобиля и организовывает пропуск, тем самым создавая лучшие условия для спокойных переговоров. Скажете, это мелочь и это не главное? Мелочь — это самое главное! В нашей школе ассистентов мы уделяем таким моментам особое внимание.
Пример про напиток и встречи — это пример того, как ассистент использует информацию во благо. Но он же может ее использовать и во вред. Ведь ассистент знает, например, о том, кто любовница шефа, или имеет доступ ко всем счетам. Иногда один звонок может очень сильно повлиять на дела. Например, босс уехал на встречу в прокуратуру, чтобы решить простой текущий вопрос (у них постоянно возникают какие-то вопросы). И, допустим, ожидается какая-нибудь крупная сделка с другой иностранной компанией. А теперь представьте: ассистент говорит будущему партнеру, что шеф сейчас в прокуратуре. Двоякая ситуация. И сделка может быть сорвана.
Как же можно защитить себя, свои данные и информацию о компании? Конечно, можно взять немого ассистента, но вряд ли это поможет. Лучшим вариантом будет найти высокопрофессионального ассистента с опытом работы у руководителя высокого уровня. Часто на собеседованиях мы задаем какой-нибудь раскрывающий конфиденциальность вопрос, проверяя кандидатов. Профессиональные помощники на него отвечают так: «Извините, не могу рассказывать. Это конфиденциально».
Еще один способ — возможно, самый сложный: сделать так, чтобы ассистент относился к руководителю с уважением. Именно уважал, а не боялся. Страх от разговора с подружкой на кухне не защищает, а уважение — да.
Юридический способ — подписать NDA (соглашение о конфиденциальности/о неразглашении данных). В нем прописываются информация, которая считается конфиденциальной в работе помощника, и последствия его несоблюдения.
Еще очень важно обсудить все эти моменты с ассистентом на старте, а также обговорить его поведение в социальных сетях, потому что даже просто выложенная фотография, без меток и пояснений в соцсети, может сорвать сделку. Живой пример из нашей практики: компания проводила слияние в условиях строжайшей конфиденциальности. Сделка должна была произойти в другой стране. Помощница просто выложила фотографию, как она гуляет по столице этой страны, без каких-либо комментариев. А третья наблюдающая сторона увидела и эту сделку усложнила.
Каждый решает сам, какой способ защиты информации выбрать. Можно даже поставить системы слежения за гаджетами ассистента. Но, на мой взгляд, доверительные и уважительные отношения с помощником — самый хороший и проверенный годами вариант. Поверьте, можно стать самым любимым и ценным боссом, если вы никогда не забудете поздравить свою помощницу с днем рождения.
