15 правил организации новогодних каникул

Новый год – один из самых суматошных и волнительных периодов в работе брокеров и личных ассистентов, не говоря о том, что это время незапланированных решений и экстраординарных идей. И профессиональная работа брокеров и личных ассистентов состоит в том, чтобы воплотить все эти идеи в реальность максимально грамотно, эффективно и в кратчайшие сроки. Суета праздничных дней зачастую вносит свои коррективы в систему организации перелетов, тем более, что каникулы – это всегда комплекс многогранных задач, связанных не только с перелетами, но и с бронированием отелей, трансферов, вилл, приобретением подарков и полноценной организацией досуга.

Клуб «Бизнес авиация» составил перечень наиболее распространенных сложностей при планировании и организации новогодних перелетов, а также подробный перечень советов, как решить каждую из возможных проблем.

Наиболее распространенные сложности при организации новогодних поездок:

Особенности организации срочных рейсов и эффективные способы оперативного взаимодействия в стрессовых ситуациях:

Новые особенности организации рейсов в текущих экономико-политических условиях:

Наиболее распространенные сложности при организации новогодних поездок

Бронирование рейсов в «высокие даты»

Чем ближе к праздникам, тем меньше подходящих вариантов остается на рынке. Есть риск не только заплатить в два раза больше по сравнению с ценой при раннем бронировании (то есть за 2-3 месяца до вылета), но и столкнуться с проблемой ограниченности вариантов самолетов. В этом случае существует два выхода: первый – это бронировать рейсы заранее, второй – пользоваться системой Empty leg, отдавая предпочтение невысоким датам.

Короткий световой день зимой и его влияние на работу аэропортов

Горные аэропорты, где находятся основные зимние курорты, очень метеозависимы и работают только в светлое время суток, поэтому существует большой риск, что пассажиры не смогут приземлиться в аэропорту назначения и их отправят на запасной аэродром. А это не только дополнительное время, но и затраты. Следует предусмотреть запасные аэропорты и поставщиков, если они понадобятся. К метеозависимым аэропортам Франции и Швейцарии относятся: Самедан, Шамбери, Сион, Анси и Гренобль.

Большое количество экипировки для отдыха

Отдельное внимание следует уделять вместимости багажного отделения воздушного судна. Соответственно, для этого нужно заранее узнать у пассажиров размеры, объем и количество самого снаряжения. В противном случае, экипажу ничего другого не остается, кроме как поместить его в салон, что определенным образом снизит комфорт перелета.

Перевозка детей и животных

Перевозка детей требует отдельной подготовки. Во-первых, необходимо предусмотреть детское меню и особое питание в зависимости от возраста детей. Во-вторых, позаботиться о досуге детей или няне, которая будет за ними следить. Ничем не занятый ребенок на борту может стать источником таких неприятностей, как разрисованные кресла или стены салона, а также многих других детских неожиданностей. Проконсультируйтесь заранее с педиатрами, особенно, когда речь идет о перевозке детей до года.

В свою очередь, несоблюдение норм перевозки животных может привести к массе неприятных курьезов, начиная от затрат на чистку грязных салонов и заканчивая проблемами с ветеринарным контролем разных стран. В противном случае животное может оказаться в карантине или хуже того – вовсе невыездным, помимо общих проблем со здоровьем, которые могут возникнуть у них во время перелета.

Особенности организации срочных рейсов и эффективные способы оперативного взаимодействия в стрессовых ситуациях

Взаимодействие с брокером: обратная связь

Выберите удобную для вас схему сотрудничества с брокерами и вам будет подаваться информация именно в том ключе, в котором вам нужно. При срочных рейсах брокер предоставляет полную подборку наиболее оптимальных вариантов в соответствии с вашей заявкой и сжатыми сроками. Не забывайте о том, что опытный брокер всегда в состоянии предугадать, возможны ли варианты рейсов лучше, чем он предоставил. Если так, то он непременно скажет об этом. При этом помните: дешево – не значит надежно. Заниженная стоимость на воздушное судно может в себе таить невозможность найти замену в случае поломки или же воздушное судно может попросту забрать его владелец. В целом, срочность рейса напрямую влияет на ценообразование. Здесь логика простая: чем позднее бронирование рейса, тем меньше вариантов бортов, и тем выше на них стоимость.

Высокая загруженность аэропортов в новогодний период

Слоты получить зачастую не просто, особенно когда речь идет о Женеве, Шамбери. В связи с высоким графиком, даже при незначительном опоздании риск потерять слот возрастает как минимум вдвое. Вывод один – не опаздывайте!

Организация трансфера

Хэндлинговые службы аэропортов в новогодний период переполнены запросами. Это становится особо актуальным в моменты срочных рейсов. Выбирайте одного поставщика услуг на всем маршруте следования. Сокращая число поставщиков, вы тем самым сокращаете риски.

Новые особенности организации рейсов в текущих экономико-политических условиях

Особенности организации рейсов в Египет

В настоящее время при организации полетов в Египет кроме усиленных мер безопасности действует новое правило: самолётам с российской регистрацией полёты в Египет запрещены. Воздушные суда, зарегистрированные в других странах, могут осуществлять полёты в Египет, если только это не запрещено по инициативе компаний-владелиц этих самолётов.

Особенности организации рейсов в Украину

На сегодняшний день, прямое авиасообщение между Украиной и Россией приостановлено. Таким образом, для перелетов нужно закладывать больше времени, которое потребуется для того, чтобы совершить рейс. Преимущественно, все самолеты летают через Минск, при этом на час увеличивается летное время, а как результат – и стоимость. То же самое характерно для полетов в Турцию и Грецию. Если раньше в эти страны можно было лететь напрямую через территорию Украины, то теперь приходится ее облетать, как минимум воздушное пространство новообразованных Народных республик.

Особенности организации рейсов в Республику Крым

В Республику Крым летают борта исключительно с российской регистрацией. Это очень важный момент, так как воздушным судам с иностранной регистрацией летать в Крым запрещено, по крайней мере на сегодняшний день.

Особенности организации рейсов во Францию

После трагических событий в Париже, французские власти отныне требуют от операторов подавать сведения о пассажирах заранее, а не после прилета пассажиров в аэропорт, в независимости от того, совершается ли рейс внутри или за пределами Шенгенской зоны. Это означает, что теперь таможенные и приграничные службы Франции должны заранее получать документы о пассажире, даже если тот, например, гражданин Австрии, летящий из Австрии во Францию. Соответственно, от пассажиров требуется заблаговременно подавать документы своим операторам.

5 ключевых аспектов организации новогодних каникул

Аспект 1: перелет

Пассажирам необходимо быть в аэропорту минимум за 40 минут до вылета, чтобы не потерять слот. В связи с высокой загруженностью и плотным трафиком в аэропортах в высокий зимний сезон риск потерять слот даже при незначительном опоздании гораздо выше, чем в обычное время. При длительных перелетах любая задержка может спровоцировать отказ экипажа совершать рейс в связи с превышением норматива работы экипажа.

Назначайте вылет или прилет самолета как минимум за час до закрытия аэропорта. С наступлением темноты маленькие аэропорты курортных городов не работают. Большинство маленьких аэропортов, расположенных по маршруту популярных горнолыжных курортов, не принимают самолеты с наступлением темноты ввиду повышения риска непогоды. Опоздание с временем вылета значительно повышает риск посадки на запасном аэродроме. А это — дополнительные расходы и нарушение планов пассажиров.

Предусмотрите возможность заказа трансфера в альтернативный аэропорт. Риск ухода самолета на запасной аэродром из-за непогоды при следовании на горнолыжные курорты достаточно велик. В этом случае следует заранее поставить список аэродромов и поставщиков, которые подстрахуют и в случае необходимости обеспечат трансфер и обслуживание.

Уточните заранее объем багажа у пассажиров, наличие специального оборудования. Заранее проверяйте габариты багажного отделения выбранного бизнес-джета. И не только его объем, но и длину и ширину, чтобы проверить возможность размещения соответствующего горнолыжного или дайверского снаряжения. Для этого необходимо заранее узнать размеры, объем и количество снаряжения. В противном случае его придется разместить в салоне самолета, что доставит неудобства и пассажирам, и экипажу.

Аспект 2: проживание

Не стоит всегда полагаться на рейтинги крупных туроператоров при выборе отеля. Зачастую в списки топовых отелей на различных сайтах попадают не только действительно лучшие отели, но и те, которые имеют контракты с различными крупными турагентствами. Старайтесь всегда обращаться к экспертам, имеющим независимые внутренние рейтинги, составленные на основе предпочтений их клиентов.

Старайтесь не бронировать отели через онлайн-системы. Бронирования, сделанные через booking.com и аналогичные онлайн-системы, автоматически получают во многих отелях статус «low», тем самым клиенты получают номера с далеко не самым лучшим видом или же не на высоких этажах. При таких бронированиях часто игнорируются пожелания клиентов, а в некоторых случаях могут автоматически отмениться системой отеля.

Позаботьтесь о предварительной регистрации клиентов до заезда в отель. Одним из важных моментов организации проживания является процесс регистрации и заселения в отель. Если не решить этот вопрос заранее, то ваши клиенты могут столкнуться с ожиданием и очередью на заселение. Гораздо лучше заранее сообщать в отель о времени заезда ваших клиентов, а также отправлять документы для регистрации (сделать Pre Check-in). Таким образом, подойдя на reception, клиентам останется только подписать 1-2 бумаги, не тратя время на формальности при заезде.

Аспект 3: отдых на яхте

Узнавайте подробности о команде яхты, особенно о капитане и шеф-поваре. Обращайте внимание на персонал арендуемого судна. Зачастую залог успешного яхтенного чартера – это профессиональная и внимательная команда яхты. Попросите Вашего брокера максимально подробно рассказать Вам о Капитане и шеф-поваре. Именно от их опыта и квалификации будет зависеть безопасность, комфорт и уровень обслуживания на судне.

Убедитесь в том, что ваш брокер является членом профессиональной ассоциации MYBA. Членство брокера в ассоциации MYBA защищают Арендатора от возможных неприятных ситуаций.

Проверьте наличие страхового покрытия профессиональной ответственности брокера, с которым вы работаете. Страховое покрытие профессиональной ответственности брокера позволит вам избежать рисков и накладок, которые могут произойти во время чартера.

Аспект 4: подарки

Необычное «впечатление» – лучший подарок. Если перед вами стоит задача по организации подарка для близкого человека вашего клиента, рассмотрите возможность дарить не какую-то вещь, а некое необычное впечатление: можно организовать встречу с любимым артистом, ужин на закрытой смотровой площадке, куда можно позвать любимых музыкантов, полет на воздушном шаре, посещение частных закрытых для общего доступа замков и многое другое.

Вопрос-ответ. Если не знаете, что купить, скажите одариваемому, будто уже купили подарок и предложите ему угадать. Он сам перечислит именно то, что хочет.

Проверка. Удостоверьтесь, что одариваемый носит тот вид изделия, который Вы собираетесь приобрести. Проверьте и тип драгоценного металла, который он предпочитает.

Если точный размер неизвестен, покупайте те изделия, для которых размер не важен. В этом случае уместно обратить внимание на универсальные украшения: серьги, броши и подвески.

Аспект 5: празднование Нового года

Подготовьтесь заранее к срочным новогодним запросам клиентов. Во время поездок, особенно на Новый год, клиенты часто незапланированно решают посетить какое-либо мероприятие, ресторан, вечеринку, просят вас оперативно предложить варианты. Поэтому после подтверждения любой поездки руководителя подготовьте заранее список лучших ресторанов, клубов, а также мероприятий в городе, куда собирается ваш руководитель. Или же вы можете обратиться за подробными рейтингами в консьерж-службу, где вам всегда предложат различные варианты по проведению досуга, а также помогут организовать автомобиль, билеты, приглашения, лучшие экскурсии.

Другие полезные материалы Клуба «Бизнес Авиация» вы сможете найти по ссылке: http://www.bizavclub.com/help

Фото: flyvictor.com